Eine gelungene Planung der Weihnachtsfeier ist der Schlüssel zu einem festlichen Jahresabschluss, der Ihre Mitarbeiter motiviert und den Teamgeist stärkt. In diesem Beitrag finden Sie hilfreiche Tipps, Ideen, Inspirationen sowie eine Checkliste, mit der Sie Schritt für Schritt eine Firmenweihnachtsfeier planen – von der Gästeliste über das Budget bis zum passenden Rahmenprogramm.
Planung der Weihnachtsfeier – worauf kommt es an?
Eine geglückte Firmenweihnachtsfeier lebt von einer ausgewogenen Mischung aus Wertschätzung, Unterhaltung und gemeinsamer Freude zum Jahresausklang. Damit dies gelingt, kommt es bei der Planung der Weihnachtsfeier vor allem auf Folgendes an:
- frühzeitige Organisation
- klare Zielsetzung
- passende Atmosphäre
- Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
- stimmiges Rahmenprogramm
- gutes Essen & passende Getränke
- durchdachte Dekoration
- Gästeliste erstellen
- Budget einhalten
- Rechtzeitiger Versand der Einladungen
Weihnachtsfeier planen: Checkliste mit Schritt für Schritt-Anleitung
Damit die Organisation der Feier reibungslos verläuft, bietet unsere downloadbare Weihnachtsfeier-planen-Checkliste Orientierung:
1. Frühzeitige Planung – Je früher Sie im Jahr mit der Planung einer Weihnachtsfeier beginnen, desto größer ist die Möglichkeit an Locations, Catering-Angeboten und Programmpunkten. Zudem haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich den Termin freizuhalten.
2. Verantwortliche Person bestimmen – Wer koordiniert die Planung der Weihnachtsfeier und ist Ansprechpartner? Definieren Sie klar, wer die Organisation übernimmt – ob einzelne Personen, ein kleines Team oder eine externe Agentur. Wichtig ist, dass es eine zentrale Ansprechperson gibt, die den Überblick behält, Angebote einholt, Entscheidungen vorbereitet und die Kommunikation koordiniert. Ein gut strukturiertes Planungsteam für die Feier kann Aufgaben wie Budget, Programm oder Dekoration effizient aufteilen.
3. Teilnehmeranzahl schätzen – Erstellen Sie eine vorläufige Gästeliste mit allen Abteilungen, Mitarbeitenden und ggf. Partner*innen oder externen Gästen. Die geschätzte Anzahl der Teilnehmer beeinflusst praktisch alle weiteren Entscheidungen: von der Wahl der Location über das Catering bis hin zur Anzahl der Sitzplätze oder Give-aways. Spätestens mit dem Versand der Einladungen sollte die Anzahl konkretisiert werden.
4. Budget planen – Ein klar festgelegtes Budget hilft, Kosten im Blick zu behalten. Definieren Sie ein Gesamtbudget, das realistisch zu Ihrer Unternehmensgröße und zu den Erwartungen an die Weihnachtsfeier passt. Berücksichtigen Sie dabei:
• Locationmiete
• Essen und Getränke
• Cateringkosten
• Dekoration & Technik
• Programmpunkte wie Künstler, Musik oder Moderation
• Personalkosten (z. B. Servicekräfte)
• Eventuell: Shuttle-Service, Give-aways, Fotograf
Tipp: Planen Sie einen kleinen Puffer (ca. 10–15 %) für unerwartete Ausgaben ein.
5. Datum festlegen – Suchen Sie möglichst 3–4 Monate im Voraus einen Termin – idealerweise unter der Woche, z. B. Donnerstagabend. So vermeiden Sie Terminkonflikte mit privaten Weihnachtsfeiern oder Ferien. Nutzen Sie ggf. eine kurze Mitarbeiterumfrage, um den bestmöglichen Termin im Jahr zu finden.
6. Location wählen – Ob extern oder in den eigenen Räumen – die Atmosphäre sollte passen. Achten Sie bei den verfügbaren Location-Möglichkeiten auf:
• Größe, Kapazität (inkl. Sitzplätze & Tanzfläche)
• Stil und Atmosphäre (weihnachtlich, elegant, modern?)
• Technische Ausstattung (Musikanlage, Beamer, Bühne etc.)
• Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Parkplätzen
• Ggf. Barrierefreiheit
• Beliebt sind Restaurants mit Weihnachtsmenüs, Eventlocations mit Cateringservice oder Outdoor-Locations mit z. B. Feuerstellen und Glühweinständen.
7. Essen und Catering organisieren – Wählen Sie zwischen den Möglichkeiten:
• Menü mit Tischbedienung (eleganter Rahmen)
• Buffet (größere Auswahl, entspannter Ablauf)
• Foodtrucks (locker und modern)
Berücksichtigen Sie verschiedene Ernährungsweisen: vegetarisch, vegan, glutenfrei oder halal. Fragen Sie Ihre Gäste ggf. bei der Anmeldung ab. Denken Sie auch an Snacks oder Dessertbuffets als Ergänzung.
8. Einladung erstellen und verschicken – Stilvolle Einladungskarten wirken professionell und vermitteln Wertschätzung. In der Einladung können Sie Hinweise zu Dresscode, Zeitplan, ggf. Menüwahl etc. geben.
Bei UNICEF haben Sie die Möglichkeit, folgende geschäftliche Weihnachtskarten zu bestellen und dabei gleichzeitig Gutes zu tun, denn jede Karte hilft Kindern in Not:
• UNICEF-Weihnachtskarten für Firmen mit oder ohne Eindruckservice & Umschlägen
• Geschäftliche Weihnachtskarten gestalten : In unserem Online-Konfigurator können Sie ganz einfach die Weihnachtskarte zu einer Einladungskarte für Ihre Weihnachtsfeier mit individuellem Text anpassen.
Alternativ können Sie digitale Einladungen per E-Mail mit ansprechendem Design und Link zur Anmeldung verschicken.
9. Dekoration und Details – Schaffen Sie eine weihnachtliche Atmosphäre mit folgenden Ideen:
• Lichterketten, Kerzen, Tannengrün
• Saisonaler Tischdeko (z. B. Kugeln, Holzsterne, Stoffservietten)
• Stimmiger Musik im Hintergrund – gerne klassische Weihnachtslieder oder dezente Lounge-Musik
Kleine Details wie Namensschilder, Menükarten, Give-aways oder eine Fotoecke mit Requisiten machen die Feier persönlicher.
10. Ablauf und Programmpunkte festlegen – Planen Sie einen klaren Ablauf, z. B.:
• Begrüßung durch Geschäftsführung
• Rückblick & Danksagung
• Gemeinsames Essen
• Unterhaltung: Quiz, Musik, Spiele oder Show
• Gemütlicher Ausklang
Optionale Idee: Eine kleine Überraschung wie ein Geschenk für jeden Mitarbeitenden oder eine Tombola sorgt für zusätzlichen Effekt.
11. Aktivitäten planen – Kleine Spiele oder eine Ansprache können die Stimmung heben. Ideen wie klassisches Abendessen, winterliche Outdoor-Aktivität oder kreativer Workshop – die Weihnachtsfeier sollte zu Ihren Kollegen und der Unternehmenskultur passen. Ein stimmiges Rahmenprogramm sorgt für eine festliche Atmosphäre und gute Stimmung. Wir geben nachfolgend einige Ideen.
12. Letzte Abstimmungen – Technik, Sitzordnung und finale Gästeliste prüfen.
Weihnachtsfeier planen mit Aktivitäten
Kombinieren Sie zwei oder drei Programmpunkte – etwa Essen + Aktivität + Musik – so bleibt für jeden etwas dabei und die Feier wirkt rund. Nachfolgend einige Ideen für Unterhaltungsprogramm auf Ihrer Weihnachtsfeier:
Klassischen Aktivitäten
1. Wichteln
Der Klassiker – alle bringen ein kleines Geschenk mit und beschenken sich gegenseitig. Tipp: Legen Sie ein Budget fest (z. B. 10 €).
2. Weihnachtsquiz
Ein unterhaltsames Quiz rund um Weihnachten, das Teamwissen, Humor und Nostalgie verbindet.
3. Dankesrede & Jahresrückblick
Ein emotionaler Moment, um sich bei den Mitarbeitern zu bedanken und Highlights des Jahres Revue passieren zu lassen.
Kulinarische Aktivitäten
4. Gemeinsames Kochen oder Backen
Zum Beispiel: Plätzchen backen in Gruppen oder ein Glühwein-Workshop.
5. Tasting-Abend
Ob Wein, Käse, Schokolade oder Craft-Bier – Verkostungen sorgen für gesellige Stimmung und Gespräche.
6. Foodtruck oder Weihnachtsmarkt im Hof
Ideal, wenn Sie die Feier in der Firma veranstalten. Mit Lichterketten und Glühweinbar entsteht Weihnachtsmarkt-Atmosphäre.
Draußen & Erlebnisse
7. Eisstockschießen oder Schlittschuhlaufen
Ein sportlicher Spaß, der auch für Nicht-Profis geeignet ist – und danach geht’s zum Aufwärmen mit Heißgetränken.
8. Winterwanderung mit Fackeln
Rund um die Natur, mit einem heißen Kakao oder Glühwein als Abschluss. Ideal für kleine bis mittlere Gruppen.
9. Escape Game oder Stadtrallye
Ob Indoor oder Outdoor – gemeinsames Rätseln schweißt das Team zusammen.
Kreativ & Unterhaltsam
10. Fotobox mit Weihnachtsrequisiten
Mit Rentiergeweihen, Nikolausmützen & Co. entstehen lustige Erinnerungsfotos – ideal für die interne Kommunikation danach.
11. Karaoke oder Musikabend
Mutige Kolleg*innen ans Mikro! Alternativ: buchen Sie eine kleine Live-Band oder einen DJ.
12. Bastelstation oder DIY-Deko
Lassen Sie Ihre Gäste z. B. Baumkugeln bemalen oder Karten für die Liebsten gestalten (auch als soziales Projekt möglich).
Gemeinsames Gutes tun
13. Spendenaktion oder Charity-Projekt
Statt Geschenke: eine gemeinsame Aktion zugunsten einer gemeinnützigen Organisation. Bei UNICEF können Sie zu verschiedenen Anlässen eine Spendenaktion starten und gleichzeitig etwas Gutes tun. Sammeln Sie beispielsweise auf Ihrer Weihnachtsfeier Spenden, die direkt in UNICEF-Projekte zu einem Thema Ihrer Wahl fließen und Mädchen und Jungen in Not nachhaltig helfen.
14. Karten schreiben an soziale Einrichtungen
Schreiben Sie Weihnachtskarten für Seniorenheime oder Kinderkliniken – das verbindet und bringt Freude. In unserem Onlineshop finden Sie liebevoll gestaltete Weihnachtskarten im Set mit unterschiedlichen festlichen Motiven.
Firmenweihnachtsfeier planen: Die häufigsten Fehler
1. Zu späte Planung
Warten Sie nicht bis November – viele Locations, Caterer und Künstler sind dann längst ausgebucht. Eine kurzfristige Organisation der Weihnachtsfeier wirkt oft gehetzt und unausgereift.
2. Kein klares Budget festlegen
Ohne vorher definiertes Budget laufen die Kosten schnell aus dem Ruder – oder es entstehen Engpässe, z. B. bei Essen oder Dekoration. Auch unangemessene Sparmaßnahmen hinterlassen schnell einen schlechten Eindruck.
3. Mitarbeiterinteressen ignorieren
Eine Weihnachtsfeier, die am Team "vorbeigeplant" wurde, wirkt distanziert. Berücksichtigen Sie Vorlieben, z. B. ob eher ein legerer oder formeller Rahmen gewünscht ist – und ob das Rahmenprogramm wirklich für alle geeignet ist.
4. Fehlende Kommunikation
Versenden Sie keine Einladung auf den letzten Drücker und geben Sie keine unklaren Informationen weiter. Unvollständige Angaben zu Ort, Uhrzeit, Dresscode oder Ablauf führen zu Unsicherheit.
5. Keine Rücksicht auf Essenswünsche
Vegetarische, vegane oder allergiebedingte Optionen sollten selbstverständlich berücksichtigt werden. Ein zu einseitiges Menü wirkt unaufmerksam und wenig inklusiv.
6. Zwanghafte Programmpunkte
Vermeiden Sie zu viel "Pflichtbespaßung". Nicht jeder mag Karaoke oder Teamspiele. Bieten Sie lieber optionale Programmpunkte an, sodass sich niemand unwohl fühlt auf der Weihnachtsfeier.
7. Unangemessener Alkoholumgang
Freie Getränkewahl ist nett – aber: übermäßiger Alkoholkonsum kann die Stimmung kippen. Bieten Sie hochwertige alkoholfreie Alternativen an und achten Sie auf einen respektvollen Rahmen auf der Weihnachtsfeier.
8. Unprofessionelle Organisation
Spontane Reden ohne Vorbereitung, fehlende Technik, keine Sitzplätze oder chaotische Abläufe wirken unorganisiert. Sorgen Sie für einen klaren Ablauf der Weihnachtsfeier und ggf. einen „Feier-Moderator“.
9. Zu viel oder zu wenig Deko
Zuviel Kitsch kann schnell albern wirken, zu wenig wirkt lieblos. Wählen Sie eine stilvolle, dezente Weihnachtsdekoration, die zur Location und Zielgruppe passt.
10. Keine Wertschätzung zeigen
Verzichten Sie nicht auf eine kleine Danksagung oder Geste – sei es durch Worte, ein Geschenk oder einfach durch aufmerksame Planung. Eine Weihnachtsfeier ist auch ein Symbol der Anerkennung.
Wichtige Fragen zur Planung einer Weihnachtsfeier
Wann sollte man mit der Planung beginnen?
Spätestens im Spätsommer sollten Sie die ersten Schritte einleiten, um genügend Zeit für die Organisation zu haben.
Welche Programmpunkte sorgen für Abwechslung?
Neben einem festlichen Essen sind Spiele, kleine Wettbewerbe oder eine Fotobox beliebte Ideen.
Wie verschicke ich Einladungen?
Eine personalisierte Einladungskarte wirkt professionell und erhöht die Vorfreude.
Wie wird eine festliche Atmosphäre geschaffen?
Eine festliche Atmosphäre entsteht durch die gelungene Kombination aus stimmiger Dekoration, gemütlichem Licht, passender Musik und liebevollen Details. Verwenden Sie klassische Elemente wie Lichterketten, Kerzen, Tannenzweige oder Kugeln in warmen Farben, um den Raum weihnachtlich zu gestalten. Auch der Duft von Zimt, Orangen oder Tannennadeln trägt zur festlichen Stimmung bei.
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